正在閱讀:如何簡單快速的將紙質文件掃描成可編輯格式?如何簡單快速的將紙質文件掃描成可編輯格式?

2018-10-15 00:15 出處:PConline原創 作者:卡夫卡 責任編輯:sunziyi

  【PConline 解決方案】日常辦公中,最煩的事莫過於要將已經掃描成PDF的文件,進行二次修改。說它煩,是因為PDF文件很難進行編輯。儘管,我們可以在網上下載免費的“PDF轉Word”軟體,但用過你會發現,轉化後的文件有的會通篇亂碼,有的格式則變得‘七扭八歪’。更重要的是,你可能在不經意間,就洩露了公司的商業機密。對於日常處理文件量較大的企業用戶而言,不僅耗費大量的人力和時間成本,更有給企業帶來經濟損失的風險。

  我們說,將PDF轉換成Word的過程,其實就是對PDF文件內容的解析和識別處理過程。良好的處理過程,往往能夠確保最終轉換出來的Word文件內容更加完整,至少不會出現亂碼、空白、文字錯亂等問題。

  免費雖好,卻並不得心應手

  目前,我們在使用網上那些免費的轉換軟體時,經常會遇到這些問題。首先,就是不知道該選哪一款轉換軟體好。首先,很多用戶壓根不知道該選哪一款轉換軟體才好,要知道一份正常的文件,用不同軟體轉出來的效果也是不同的。你要如何選擇?

   其此,就是轉換過程中會出現的問題,例如轉換後的文檔都是圖片,或是亂碼,不論哪種情形,你都無法進行下一步的再編輯操作。

   再者,那些免費的在線轉換軟體,在轉換過程中我們的資訊是否會被有意或無意的洩露?尤其是企業用戶,一旦公司的商業機密文件遭到洩露,其後果恐怕將難以計數。

   此外,你還可能遇到花費大量時間轉換的文件根本無法打開。如果遇到上述種種問題,你該怎麼辦?其實,問題的關鍵在於前期“掃描”這一步!

   或許正是看到了企業用戶這一實際應用需求,柯尼卡美能達推出了企業級掃描捕穫解決方案eCopy ShareScan,將業務程式擴展至任何設備,向任何業務應用傳送資訊。為企業用戶帶來高效的數字化協作辦公體驗。

   該套解決方案,能夠為企業用戶提供高效且準確的方法,將紙質文件轉換成各種可編輯的格式,例如Word、Excel、PowerPoint等等,並將掃描所得文件進行傳送、保護以及隨時隨地進行共享,還可快速的轉接至Microsoft SharePoint、E-mail和雲端等處。

   當我們處理紙質或數字文件時,有三個關鍵要素決定了捕穫和工作流的成敗與否,即安全性、可靠性和生產力。當我們使用輸入設備捕穫資訊時,不會在無意中洩露機密資訊給他人,當然更不會妨礙員工完成工作;其可靠性則體現在可以自動捕穫工作流中的文件,減少流程中例如人為輸入錯誤等潛在故障點;而一款功能強大的捕穫系統,不僅能在適當的時間為用戶提供合適的選擇,還要能為流程提速。

  有了eCopy ShareScan,掃描大不一樣

  現在,我們來看看柯尼卡美能達的eCopy ShareScan方案,可以幫我們做些什麼?首先,用戶可以在掃描過程中輸入與個人資訊相關的關鍵字,且根據這些關鍵字自動創建目錄並歸檔,出於對資訊安全的考慮,用戶必須以認證身份登錄,自動將掃描文檔與用戶資訊綁定。對企業來說,高效的數字化辦公很重要,但前提是要建立在安全的基礎之上。該方案,為用戶規避無意洩密風險的同時,還可以保證工作流的順暢。

  與此同時,為了減少人工查詢以及手動輸入的繁瑣操作,該方案還為用戶提供了自動填寫完整表單功能。如何實現呢?首先,eCopy ShareScan從資料庫檢索用戶輸入和資訊,當作為工作流的一部分使用時,產生的文檔將是一個表單,將來自資料庫檢索過程的數據添加到用戶掃描過的任何頁面中。之後,創建一個模板,其目的是要將提取數據的字段區域,用於在最終的文檔產品中插入數據,且能夠在掃描過程中輸入,也可以與資料庫中的許多其他字段值一起提取。

  不知你知否也遇到過這樣的情況,尤其是那些工作重複性高且比較繁瑣的部門,要將掃描得到的文件一個個發往不同收件人那堙A是件費時費力且很瑣碎的事情。為了避免重負掃描,該方案可以幫助用戶同時發送至多目的地,提高效率的同時節約成本。我們只需在多功能一體機上將紙質文件掃描成電子文檔,eCopy ShareScan便會根據設定對文件進行相應處理,同時發送到布標文件夾和個人郵箱。

  此外,由於每一位員工的工作流程與文檔處理需求都不一樣,因此,管理員無法為每一個人定制他們的掃描工作流程。針對這個問題,eCopy ShareScan也有辦法幫我們解決,用戶可自定義工作流,實現“個性化”。最終用戶透過賬戶登錄後,可以透過“掃描屬性設定”、“圖示設定”、“文件命名”和“目標文件夾”四個模組,創建適合自己的業務流,而無需經過管理員進行操作。一方面,最終用戶靈活度更高,另一方面,也大幅減少了管理員的工作,一箭雙鵰。

  相信憑藉柯尼卡美能達為用戶提供的企業級掃描捕穫解決方案eCopy ShareScan,可以為企業的日常文印、掃描、歸檔等工作,提供更靈活、便捷且安全的多重保障,大幅提升員工的工作效率,為企業帶來高效的數字化辦公體驗,創造更多價值。

 
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