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2019-03-10 00:15 出處:PConline原創 作者:奔跑的柯基 責任編輯:yueyang

  【PConline 應用技巧】不可否認,發票報銷一直都是個令人困擾的問題。每到月底,我們總是需要把所有的發票上交給財務部,以方便財務核對並報銷發票。但是整理髮票總是需要花費大量的時間和精力,對於發票報銷,你還在粘貼發票嗎?去年的發票,如今都報銷了嗎?

  不得不說,發票的報銷不僅困擾著公司的普通員工,對企業而言也亦是如此。如果員工的發票無法得到及時的報銷,那麼也將會影響企業項目的推進。就拿員工出差做項目來說,有很多資金需要員工自己來提前墊付。但是我們自身信用卡的額度畢竟有限,如果資金巨大將無法支援項目的推進,可見企業發票報銷是多麼的重要。

發票報銷的路上,為何如此坎坷?

  所謂發票,是指一切單位和個人在購買商品、提供或接受服務以及從事其他經營活動中,所開具和收取的業務憑證,是會計核算的原始依據,也是審計機關、稅務機關執法檢查的重要依據。簡單來說,發票就是發生的成本和費用的原始憑證,對於公司來講,發票主要是公司做賬的依據,同時也是納稅的費用憑證,對於員工來講,發票的用途就是用來報銷的。

  在我們的日常辦公中,因企業財務需要相關的票據作為報銷的憑證,員工只能每月提交紙質版的發票進行相應的報銷,但這樣不僅佔用了員工日常工作的時間,而且加劇了財務月底的工作壓力。

  又或者說趕上月底出差不在公司,根本無法統計票據,那麼將無法及時給財務提供發票。難道讓員工自己掏腰包嗎?

  在發票報銷的方式上,手動記賬和發票處理效率低下的問題或許一直困擾著你,尤其是在傳統的製造業領域這一問題體現的更加明確。面對日常的業務流程產生的海量票據,財務管理人員往往忙的不可開交,除此之外在過大的壓力下還容易造成票據處理的遺漏和出錯,導致企業利益的損失。

  當然,不同材質不同尺寸的票據總是擠滿了我們的錢包,之後的貼票報銷流程更是讓員工和財務人員苦不堪言。

  看來,傳統的發票報銷方式已經不能滿足現在的企業。隨著電子和數字化資訊傳遞速度的提升,電子發票也隨之而來。電子發票的優點在於能大幅度的減少企業發票的成本,並能和企業的電子發票系統相結合,最大提升企業發票報銷的效率。當然,電子發票在保管和調閱時也將更加方便,我們認為電子發票將是未來的發展方向之一。

自從又了Ta,企業報銷全不怕

  為改變公司發票報銷的現狀,PConline喜提柯尼卡美能達印核票據管理解決方案,在我們試用的期間,穫得了公司員工的一致好評。移動端加伺服器加審核的產品特點,讓企業的發票報銷變得更加方便,即便身處異地也可進行報銷操作,我們一起看下柯尼卡美能達印核票據管理系統到底給我們帶來了怎樣的驚喜?

  何為票據管理系統?

  其實票據管理系統是透過多種採集技術,有效的將稅務系統中的各個獨立的系統數據整合到一個平台,為大中型企業提供了一個集票據影響、完整結構化數據為一體的全生命周期的票據管理系統,用技術手段來代替企業人工機械的重複操作,從而減少了人工繁瑣的操作。達到提高工作效率,降低生產成本,並有效的防範了稅務的風險。

  有效提升發票的處理速度

  要知道,我們以往處理髮票資訊時需要把發票帶回,填寫報銷用途,並找相關領導進行簽字確認報銷,財務部門核實報銷票據,最終才能進行報銷。可以說報銷的流程雖然十分嚴謹,但是卻在浪費了很多人力和物力。一份發票核對工作也許需要很多人才能按時完成,但如果這樣工作的話工作效率可想而知。

  而透過柯尼卡美能達的印核管理系統可在拿到票據後,透過手機拍攝的方式將發票的照片傳輸到報銷系統中,後經過相關領導在系統上的批量勾選確認,最終財務可進行最終的確認報銷。

  透過票據管理系統來報銷在流程上確實給我們提供了很多的便利,其實這就像我們日常辦公所使用的OA系統一樣,最開始的請假、申請單只能透過紙質版的單子來簽字確認,這樣既費時又費力,而且嚴重影響了工作的效率。而OA辦公的方式則可以最大程度的減少中間的審批流程,我們在系統中就可以輕鬆的發起申請並查看審批的進度。

  將財務每月匯總變成按天匯總

  要知道,我們以往的財務報銷一般集中在月底,部門的負責人也只能在月底才能穫得報銷數據的表格。所以每到月底企業的財務人員都要加班來匯總發票。

  而使用了票據管理系統後,企業部分的負責人和財務人員可以透過柯尼卡美能達印核票據管理系統對每天的相應票據進行處理,將壓在月底的工作平攤到每天來進行,這樣不僅減少了財務人員的壓力,並且可以讓負責人每天都可以查詢到相應報銷的數據表格,以實現對部門財務支出的即時監控。

  不得不說,使用了可柯尼卡美能達的印核票據管理系統後,大大提升了財務報銷的效率,讓公司的員工再無後顧之憂。

如果說企業報銷用印核,那麼個人報銷就用Ta

  前面我們展示了柯尼卡美能達印核票據管理系統的強大,其功能特點非常適合企業辦公使用。但如果企業並沒有去采購印核票據管理系統,那麼我們也有辦法。下面我們介紹一款非常適合日常記賬和記錄發票資訊的APP——票小秘,非常適合個人報銷使用。

  

  票小秘最大的特點就是可以徹底告別手動錄入,只需要拍攝照片即可記賬和報銷。並且能智能識別出各類票據,一鍵即可倒出需要的Excel表格,徹底告別手動錄入發票資訊。

  下面我們透過下載票小秘APP,直接體驗了軟體的功能。首先,我們需要下載票小秘,值得一提的是這個APP是一個免費無廣告的應用,IOS或是安卓都可以使用。

  下載完畢後,打開軟體。我們可以看到最下方處有一個“拍照”按鈕,我們將會利用這個軟體對發票進行拍照和識別。同時可以看到上方處有一個“發票夾”按鈕,識別完畢的發票會存儲在這裡。同時也可以根據自己的需求新建/更名至發票夾。

  

  想要識別發票,只需要透過點擊拍照按鈕來到拍照介面。此時我們就可以對發票進行拍照了,值得一提的是票小秘支援單拍和連拍功能。考慮到需錄入發票數量問題,單拍與連拍可以同時在一個畫面內拍攝識別多張發票,非常適合有大量發票需要報銷的時候。

  採集完發票之後,這個APP就會自動識別已拍下的發票資訊。比如圖中這張發票,APP識別了這張發票所有的相關資訊,除了基本的金額等,同時還識別出了發票的種類等。如果發現識別錯誤也是直接可以修改的。

  

  識別完成後,點擊保存。回到主頁面後,可以看到發票夾中多了相應的識別記錄,同時發票夾自帶求和功能,直接幫助用戶計算出了總報銷金額。而下方的黃框是導出功能,能夠幫助用戶將前面的識別結果導出。

  點擊預視介面,可以看到待導出發票的所有資訊,也可以根據自己的需要選擇預視簡化報表還是詳細報表。而點擊導出,則可以輸入一個郵箱,票小秘會將剛才識別的結果以EXCEL的格式發送至該郵箱。

  

  總的來說,有了票小秘之後可以徹底告別手動錄入發票,為平時的發票報銷提供了不少便利。

電子發票時代離我們越來越近

  前面我們說過,電子發票相比與傳統的發票有著很大的優勢。不僅能節約發票印制成本、提升發票報銷的效率,更是在保管、查詢、調閱時更加方便,也便於電子商務網站為消費者提供更加方便的服務。並且站在保護環境的角度上,可以減少紙質發票的資源浪費現象,將減少森林的砍伐,更加的環保,符合未來人類的發展方向。

  在不久的將來,我們相信紙質化的發票還會存在我們的生活中,但是電子發票卻是未來的大勢所趨。我們有理由認為電子發票的推出是國家規范電子商務納稅的必然方式,這有利於國家對網路交易的監管,也有利於維護消費者的合法權益。

寫在最後

  不可否認,無論是日常辦公還是平時的生活記賬都免不了發票報銷問題。有了柯尼卡美能達印核票據管理系統和票小秘APP的加持,相信能給你的發票報銷帶來不小的便利。想了解更多日常辦公的小技巧,請關注PConline辦公頻道

 
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