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2020-02-07 14:14 出處:PConline原創 作者:奔跑的柯基 責任編輯:yueyang

  支援250人在線視頻會議,微軟遠端協作平台軟體Teams免費半年試用【點這領取

  [PConline 應用技巧] 眾所周知,在“超級個體”時代下遠端協作辦公是未來辦公的重要趨勢,而此次由於疫情讓這種趨勢提前到來,此時無論是企業的員工還是領導都是匆匆忙忙的開啟了遠端線上的辦公模式。遠端協作辦公需要注意什麼?有什麼好的工具提高我們遠端協作辦公的效率嗎?

遠端辦公效率依然重要

  說到此次全社會遠端辦公模式的成功開啟,一方面是我們國家在個人智能終端設備和網路的普及,另一方面則是整個社會覺悟的提升和企業規則的細化,從而能夠保證各行各業的正常運轉。同時,作為企業的擁有者,更在乎的是員工在遠端協作辦公中的工作效率,畢竟員工的工作效率直接關係到企業的利潤。

  當然,在無論是企業還是員工在遠端協作辦公中也會遇到一些問題,彈性的工作同樣也會產生惰性,在家辦公的效率往往會因為環境的因素而明顯下降,考勤方面也會讓企業失去對員工的監管。那麼該如何提升遠端協作辦公的效率呢?

除了即時通訊外,還有這些辦公類產品

  說辦公類軟體,企業微信和釘釘相信大家一定都非常熟悉。而就在本周開工的第一天,企業微信和釘釘竟然集體“崩潰”,可謂是默契十足。

  對於一般的企業用戶而言,企業微信和釘釘所包含的功能可以說十分全面。首先來看看企業微信,最大的優勢在於和C端用戶的對接,在企業微信和個人微信互通後企業微信成員可以直接添加個人微信用戶,現在幾乎每個用戶都會用微信。所以如果說需要科學統一管理並服務日益增長的用戶,企業微信是目前最合適最方便的平台。

  而在看看釘釘,則更偏向於員工管理,圍繞即時聊天。把日程和任務放在首位,要求員工做好自己的工作安排。比如門店賬務、企業采購、固定資產、報銷管理等等,比企業微信更細分,也比較符合阿堛A務的企業對象。

  當然如果想更好的在家辦公,只會用釘釘和企業微信還是遠遠不夠的。

一、在線文檔類

  我們在日常工作中經常會遇到填寫文檔或表格類工作,這些文檔或表格是一個人填完發給另一個人或是大家一起填同時匯總一個人效率更高呢?答案無疑是後者,當這種匯總由幾個人演變為十幾人或是幾十人時,匯總人的工作效率是否也會碰上提升的瓶頸呢?此時在線文檔就可很好的解決這一問題。

  市場上在線文檔類服務雖多,但哪些好用哪些會時長奔潰呢?畢竟線上崩潰比線下丟失更難以挽回損失,畢竟不會有員工將線上文檔保存到線下中的。透過我們經過一年時間對多家在線文檔服務的試用後,目前固定選擇石墨文檔和騰訊文檔兩個在線文檔服務整個編輯部,但由於二者的區別被分別應用於不同場景。

非常靈活的登錄方式

  其實在很多企業中也有類似的問題,在不同在線文檔的應用場景中往往只選擇一個,雖然可較好的保證文檔的集中性,但我們總不能將“雞蛋都放在一個籃子”。我們將企業內在線文檔互動分為常規使用和頻繁互動使用進行區分。

  在常規使用中,由於其使用者主要是編輯和兼職,使用人群龐大,在線溝通並不頻繁,多是選題的收集,或是其它類文檔的提交,對於這類需求,我們選擇了石墨文檔,該在線文檔註冊方式非常靈活,除了支援郵箱登陸之外,還支援微信和釘釘等多種賬號登陸,可以說是即掃即登。而且石墨文檔在共享方面,只需要一個簡單的鏈接就能讓非註冊的用戶無門檻的加入其中,整體使用起來十分方便。

更為便捷的分享方式

  另一方面,諸如各主編和編輯部之間和其它部門負責人需要頻繁互動使用的文檔方面,鑒於在騰訊內部即時通訊軟體的強大我們選擇了騰訊文檔,該文檔可透過QQ或是微信一鍵登錄,較為簡單,且可以在諸如微信(小程式)、企業微信、QQ等騰訊系即時通訊軟體內進行分發和編輯。更適用於企業內頻繁的在線溝通使用。

二、會議視頻溝通類

  在遠端會議溝通中,你如何能夠保證都各自在家辦公的團隊員工的工作效率和品質?在遠端協作辦公中,我們很難和同事在一個會議室堶措麰悼甈y,因個人的差異,甚至無法確認參會人員是否全神貫注的參加會議。在家辦公往往會讓一個鐵打的團隊出現工作效率和品質大幅度下降的情況,那麼該如何透過遠端協作辦公去改善呢?

  此時此刻,會議視頻類辦公產品就可以很好的解決這一痛點。不得不說,在遠端協作辦公中藉助視頻會議的形式可以大幅度提升會議中的溝通效率。讓與會的每個人都打開攝像頭,可以清晰的看到每個與會者臉上的表情,是遠端協作中提升凝聚力和參與度的好方法。目前來看,騰訊會議和小魚易連就是個不錯的選擇。

  在常規的使用中,由於使用場景為10人以下的小型會議,有會議錄制需求,我們選擇了小魚易連雲視頻來進行視頻會議溝通。其最大的特點就是可以全程錄屏、並且支援視頻文件雲端加密存儲。不僅可以輕鬆用錄屏來記錄會議,更讓雲端的文件變得更加安全。同時還支援一鍵入會、掃碼入會等便捷操作,給用戶提供了“2秒組會、1秒入會”的極致使用體驗。要知道一鍵入會和掃碼入會等功能可以快速讓參會者加入會議,提升遠端協作的效率。

  而另一方面,如果會議的場景為10人以上甚至是百人規模的會議,目前來看騰訊會議會是更好的選擇。在抗擊疫情期間,騰訊會議免費開放300人在線會議功能,對於大型企業會議非常友好。並且騰訊會議還支援全平台運行,手機、電腦、平板、Web一鍵入會,小程式打開即用,不需要下載任何插件或用戶端。對於企業的大型會議,可以說給那些沒有下載用戶端的員工提供了0門檻加入的機會。不僅如此,更支援多種格式文檔在線協作,演示交流更為便捷和生動。

三、企業辦公套件

  前面兩部分我們分別為大家分享了在線文檔以及會議溝通類的解決方案,如果說這兩類辦公產品的功能較為單一,那麼接下來要說到的企業辦公套件功能則更為全面。要知道對於大型企業用戶而言,視頻會議場景和在線文檔協作場景在日常的辦公中十分場景,也可以說是密不可分的。所以說想要更好的提升遠端協作辦公的效率,那麼企業辦公套件是必不可少的。

  而華為WeLink和微軟Teams對於大型企業用戶而言就是個不錯的選擇,兩者相比華為WeLink的優勢是賦能企業智能化和大數據“連接”。在企業內部實際使用中,透過會議進行溝通是最常見的方式。WeLink就像變魔法一樣,將傳統的會議變成了智能會議室:多種終端自由實現多種投屏方式,顛覆了傳統會議場景;會議紀要自動轉文字,掃碼發送紀要到郵箱;強大的即時翻譯功能,支援消息、文檔、郵件等多種內容翻譯成七種語言,還支援一鍵從郵件轉群聊,讓跨區域、跨語言的溝通變得更加簡單。可以說華為WeLink是“更懂企業的智能工作平台”。

  而我們再看微軟Teams,定位為以即時通訊為基礎的團隊協作工具。如果說你在辦公中經常使用office辦公套件進行辦公,那麼微軟T eams無疑是更好的選擇。因為它可以無縫結合Word、PowerPoint、onedrive等工具完成工作,在日常工作中文檔使用起來更加順手,效率自然提升。並且在會議方面,團隊內所有人都可以看到頻道資訊、可以加入會議,資訊是完全公開化的。可見這是比較適用於一些辦公文化較公開的團隊或是項目小組。

  不僅如此,還為用戶提供了禁止表情貼圖的選項給管理員以及視覺上有“沉浸模式”可切換,助於營造更強的辦公氛圍。所以綜合來看,與現有的移動辦公軟體相比,Teams更適用於需要處理大量文件的辦公場景。

寫在最後

  以上我們為大家提供了在線文檔、會議視頻以及企業辦公套件等解決方案,相信能為此時在家辦公的你提供不少幫助。在這裡建議大家,如果是多人協作文檔辦公可以選擇在線文檔類,可以更好的達到多人協作辦公的效果。而如果是多人會議,那麼無疑視頻會議類會是更好的選擇,讓每個與會者可以看到對方,提升會議溝通的效率。而如果是特殊行業或者說規模更大的公司,我們建議使用類似於微軟Teams這類的企業辦公套件,在功能上會更加全面。

  雖然有著不同的解決方案,一定要選擇好適合自己的工具工作,同時調整好自己的工作狀態,才能更好的遠端工作,適合自己的才是最好的。

 
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