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2020-03-11 00:15 出處:PConline原創 作者:奔跑的柯基 責任編輯:yueyang

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  [PConline 應用技巧] 不可否認,在防控疫情的特殊時期,遠端辦公成為不少企業復工的共同選擇。但我們都知道,在線遠端協作辦公畢竟和在辦公室工作有所區別,由於種種外界因素辦公的效率勢必會大大降低,那麼該如何提升遠端辦公協作的效率呢?

選擇合適的工具很重要

  想要提升遠端協作的辦公效率其實並不難,如今眼下網路上的遠端辦公軟體可謂是種類繁多,只要選擇好適合自己工作的軟體,遠端辦公協作的工作效率會大幅度提升。但軟體的數量和類型多的讓人眼花繚亂,又該如何選擇呢?其實遠端辦公軟體可大致分為四類:即時通信類、視頻會議類、在線文檔類、協作辦公類,可根據自身工作的實際需求來選擇適合自己的辦公軟體。

  說到遠端辦公,文件協作可以說是線上辦公的剛需。舉個例子,同一份文檔如果涉及到三個人以上,在多次修改之後,就會出現第一版、第二版,甚至第三版,如果文件管理髮生混亂,那麼會導致相同文檔會出現不同的版本,影響工作效率。而在線文檔可以支援多人在線協同編輯文檔,最大程度提升了工作效率。今天我們將從用戶的使用習慣出發,從登錄方式的便捷性、文檔的相容性、編輯平台相容性、數據同步的效率及完整度以及特色功能來比較下在線文檔到底哪家強,我們分別挑選了眼下火熱的石墨文檔、騰訊文檔、WPS以及飛書這四款在線文檔軟體。

一、登錄方式的便捷性

  首先我們來看下這四款在線文檔的登錄方式,靈活多樣的登錄方式可以讓我們快速登錄在線文檔完成遠端協作,並且可以大大降低用戶的學習成本。很多軟體都需要繁瑣的註冊登錄過程,會大大降低工作的效率,目前來看微信登錄是最為便捷的登錄方式,掃一掃即可登錄,整個過程在5秒以內。

  

石墨文檔和騰訊文檔

  首先我們來看石墨文檔,分別包括手機號、微信、企業微信以及釘釘等方式登錄,可謂是登錄方式十分多樣。而騰訊文檔為騰訊自家產品,分別包括了QQ、微信以及企業微信登錄方式,可以做到快捷登錄。而WPS同樣支援微信、QQ、和釘釘等登錄方式,同時還支援小米賬號、微博賬號等多種方式登錄,可以說在登錄方式上,WPS表現的最為全面。最後飛書在線文檔僅支援手機號登錄,雖然也可以透過穫取驗證碼快速登錄,但相比於其他在線文檔,登錄方式明顯偏少。

  

WPS和飛書在線文檔

  小結:當下最為快捷和便捷的登錄方式當屬於微信登錄,而石墨文檔、騰訊文檔以及WPS都可支援微信登錄,相比於飛書在線文檔登錄方式更加靈活多樣,大大降低了用戶的學習成本。

二、文檔的相容性

  接下來我們來看下四款在線文檔的相容性如何,所謂文檔的相容性越好,也就支援在線編輯更多的文檔類型。正常來講我們常用的辦公軟體Word、Excel以及PPT,但根據用戶的需求不同,也有些用戶會使用到其他Office辦公軟體,所以說對於這類用戶而言,使用的在線文檔相容性需要較強一些。

  首先石墨文檔相容Office三件套,也就是我們常見的Word、Excel以及PPT,可以滿足大多數用戶對於文檔編輯的需求。而騰訊文檔和石墨文檔一樣,相容Office的三大套件。這裡值得一提的是,WPS文檔可以相容Office全家桶,這對於那些經常使用Office全家桶的用戶而言十分友好。而飛書在線文檔僅僅支援Word和Excel,在文檔的相容性這一點而言相對處於弱勢看。

  

騰訊文檔和飛書在線文檔

  小結:從文檔相容性來看,石墨文檔和騰訊文檔都相容Office三大套件,相信可以滿足大多數用戶的需求。而WPS則支援Office全家桶,為用戶提供了更多的文檔支援。而飛書在線文檔卻缺少了PPT的加持,對經常使用PPT的用戶來講,其他三款明顯是更好的選擇。

三、在線編輯平台相容性

  下面我們來看下在線文檔支援的編輯平台,支援的編輯平台越多,在遠端協作辦公中就更加便捷。一般來講,我們使用的即時通信軟體微信是用戶群體最多的,所以說一款好用的在線文檔需要和微信融合的更好。

  在這四款軟體中,都支援在微信平台上直接編輯,可以說在這方面相容性都非常好。但如果是涉及到企業微信和釘釘,那麼石墨文檔則更勝一籌,可以在微信中直接嵌入,方便用戶使用。同時WPS文檔也支援微信和釘釘分享,實現在線多人協作編輯。

  

石墨文檔與騰訊文檔在微信中即可完成編輯

  小結:在編輯平台相容性方面,四款軟體均支援微信平台的分享和編輯,可以說滿足了大多數用戶群體的需求。但如果涉及到釘釘和企業微信,那麼石墨文檔和WPS則更為合適。

四、數據同步的效率及完整度

  說到在線文檔,其最大的優勢除了可以共享協作以外,就是其強大的即時保存功能,既要保存的快,同時也需要保存的全,這就很能考驗到在線文檔數據同步的效率以及完整性。

  透過實際的測試使用,WPS文檔和騰訊文檔做的都很好,石墨文檔偶爾出現同步不及時的狀況,但情況十分少見,並且在編輯時會感受到明顯的延遲。而騰訊文檔和飛書在線文檔體驗就非常好,基本上速度是非常快的。

  小結:WPS文檔、騰訊文檔以及飛書在線文檔在數據同步的效率以及完整度方面表現優秀,可以做到快速即時保存,但相比之下石墨文檔會有少數的卡頓現象。

五、額外加分項

  透過前面的四點我們可以清晰的比對出在線文檔在各個方面的優劣勢,以及各自擅長的地方。而在這一項中,我們將根據特色功能給出額外的加分項。其中要說到的就是飛書在線文檔,它不僅僅是一個在線文檔,更可以說是豐富的創作工具。

  在文檔中可以@同事、發表評論,對方可在飛書上收到消息提醒,並直接進行回覆。還可以給優質的文檔點個贊,來表達讚美。使得溝通更加充分,協作更高效。

  並且內容呈現的方式豐富多彩,文檔中可支援插入圖片、表格、文件、視頻、工作清單、投票、代碼塊等豐富的內容,超越傳統文檔成為真正的電子文檔。

  小結:在額外加分項中,飛書在線文檔擁有更為豐富的創作工具,可以說是加分不少。相比於其他三款在線文檔而言,飛書在線文檔在這方面更勝一籌。

四款在線文檔大對比

(點擊可查看大圖)

寫在最後

  最後我們從多個維度對這四款在線文檔進行了比對,如果非常依賴相容性和模板,並且數據不丟失,那麼可以選擇WPS文檔。而如果應用場景是釘釘和企業微信,那麼可選石墨文檔和WPS文檔。但如果使用場景為QQ,文件不大,則可以使用騰訊文檔。最後飛書在線文檔的優勢則在於擁有更為豐富的創作工具,使團隊協作效率提升。

  總的來看,這四款在線文檔各有各的優勢,可根據自身工作的實際需求來選擇合適的在線辦公軟體。

 
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