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2019-12-04 00:15 出處:PConline原創 作者:PConline 責任編輯:censi

  [PConline應用]Office可謂是世界上最流行的生產力工具之一,但在很多人的印象中,Office能做的事情,也不過是打字、做表格、做PPT等,這些功能用其他相容Office的工具,似乎也能代替。但實際上,Office的神通遠不止於此!Office絕非僅僅是個人辦公的利器,它還可以是企業運作的強勁助力。例如Office 365商業版的功用,就超乎很多人的想象。

  Office 365商業版、商業高級版、商業協作版(下文統稱商業版)是微軟專門為中小企業推出的Office服務。目前微軟將Office 商業版的全球版本引入了國內,它不僅能夠滿足個人辦公的需求,還提供了很多令企業生產力躍升的特性,一起來看看吧。

無縫漫游的雲端存儲

  在企業中,每人都需要處理數量不等的文件,而且隨著業務的複雜化多樣化,員工也不僅僅需要在辦公室電腦上辦公——遇到出差等境況,用手機辦公再尋常不過了。在移動互聯網時代,企業需要在多設備統一管理各類文件、做到文件隨時可查可取,這可謂是一大挑戰。而Office 365商業版,就提供了妥善的解決方案。

  Office 365商業版提供了高達1TB的OneDrive雲存儲服務——在這個各家網盤都不斷縮水的年代,這容量可謂難得可貴。OneDrive和Office無縫集成,利用Office 365商業版辦公,即可以輕鬆實現各類文檔的同步。在辦公室處理文檔,由於其他事不得不中斷,路途上只要開啟手機平板,就可以繼續工作,真正做到了跨地跨設備無縫漫游。

Office 365商業版
OneDrive雲端同步

  而Office 365商業版的雲存儲服務還另有黑科技。透過SharePoint,Office 365商業版能夠利用Web共享指定的文件,以便企業內部各級人員乃至外部人士利用所分配的不同權限,無縫安全訪問文件。同時,還可以跟蹤文件所有活動的歷史記錄,對文件的任何所作修改也將即時更新。

Office 365商業版
便捷的文件共享

  簡而言之,Office 365商業版不僅提供了容量寬裕的雲存儲服務,同時還配備了完善的同步、管理系統。很多軟體都號稱自帶雲服務,但也不過是簡單的上傳備份,能做到Office 365這種地步的,絕對是鳳毛麟角。

配合無間的協同工作

  企業產品相比於個人產品,一大需求就是支援協同工作——企業從來不是個人單打獨鬥的舞臺。得益於強大的雲服務,Office 365不僅能夠實現文件漫游、管理,還可以輕鬆整合團隊資源,實現多人協作。

  發起一個項目,往往需要先召開會議。在傳統流程中,召開遠端會議需要面對眾多麻煩得令人頭大的步驟,例如配置遠端IP、配置連接加密方式、調試網路連接埠等,但利用Office 365商業版中的Teams服務,一切變得無比簡單。

  利用Teams召開遠端會議,只需要分享鏈接給與會者,其他人無論是否Office 365用戶,點擊鏈接即可透過用戶端或者Web參與會議。而Teams發起的會議規格之大、功能之多都是頗為驚人——Teams支援召開多達250人的在線會議,與會者不僅可以透過文字、語音、視頻等多種方式交流,還能共享螢幕、文件,體驗遠非傳統的電話會議可比。

Office 365商業版
Teams遠端會議

  項目立項後,需要決定參與人員、分配任務、管理進展,要如何協同?Office 365商業版的Planner模組讓這一切變得無比順利。在Planner當中,能夠為項目團隊成員分配不同的工作,並將相應的文件同步到所需的人員手中,並支援協同處理;當項目進度有所變動時,又能反饋給每個團隊成員,同時各人還可以在Planner中進行相應討論。

Office 365商業版
利用Planner跟進項目

  可見,Office 365商業版完全能充當起企業團隊合作中心的重任。在這樣的高效且完備的分工體系下,多人協作的效率會大大提高,Office 365商業版對企業的意義,已經遠超乎一般人所認知的普通辦公軟體。

井然有序的業務管理

  要如何管理多如繁星的業務、如何更及時地知會用戶的反饋,是每個企業都需要認真思考的問題。不少中小企業仍處於起步階段,更迫切需要一套能將業務整理得井井有條、更高效對接用戶的系統。而Office 365商業版,就提供了解決方案。

  在業務流程管理方面,Office 365提供了統一的管理方案。藉助SharePoint以及Power Apps,能夠利用企業內部網路輕鬆構建起完善的數據共享、管理清單,無論是業務的運作還是聯系人,都在其中一覽無遺。而利用Power Automate功能,還可以自動執行重複性的任務,大幅簡化業務審批等步驟,令執行流程變得更為順暢。

Office 365商業版
使用SharePoints管理資料

  郵箱是對外業務的主流交接渠道,而微軟本來就是最優秀的郵件服務提供者之一。在Office 365商業版當中,微軟為用戶提供了50GB的Outlook郵箱,而這郵箱的優點絕不僅是容量大,它還非常聰明。利用Outlook Customer Manager,企業成員能夠自動管理包括電子郵件、會議、電話、筆記、任務、交易和最後期限在內的各類資訊,這對更高效地跟蹤和發展用戶關係大有裨益。

Office 365商業版
在Outlook中高效對接用戶

  在某種程度上,Office 365商業版就已經能取代ERP系統的部分功能了。Office 365商業版能夠讓整個企業的業務流程都變得更加有條不紊,對接用戶時更加如魚得水。中小企業如果想要提高業務效率,Office 365商業版絕對能帶來驚喜。

固若金湯的安全防護

  安全是很多中小企業都忽視的問題,這其實不難理解——中小企業規模有限,對安全方面的預算極其有限,而一套完備的安全防護方案往往造價不菲,需要專業人員配置和維護。然而,在安全方面翻車的代價是慘重的,君不見多少企業機構之前在WannaCry勒索病毒下淪陷,眼睜睜看著數據變為飛灰。怎麼辦?Office 365商業版的到來,可謂解決了中小企業們在數據安全方面的燃眉之急。

  Office 365商業版提供了多方位的安全防護,能夠抵禦垃圾郵件、惡意軟體、病毒、釣魚行為、惡意鏈接以及其他威脅,專業殺軟能幹的,它基本都能幹——別忘了微軟現在就是世界上最流行殺毒軟體Windows Defender的締造者,而Defender在AVC、AV-TEST等權威安全測試中屢穫高分,微軟在安全方面的造詣可見一斑。

Office 365商業版
安全防護中心

  另外,Office 365商業版還提供了多層次的安全權限管理,例如可以在當中控制有權訪問業務資訊的人員和時間。而在數據保護方面,Office 365商業版也並不含糊,可以限制將數據複制到未經授權的應用和位置,有效防止機密資訊的外洩。

總結

  可見,Office 365在企業中所起到的作用,絕不僅僅是簡單的文書工作。它能接管工作中的諸多環節,打通管理、協作、業務對接間的條條經絡,令企業的運作變得更為高效且安全。

  微軟目前將Office 365商業版的全球版本引入到了國內,不僅功能更強大,而且價格也更加實惠——微軟將會在雙12展開大促,Office 365商業版底價低至7折,現在免費搶先預約更有0元試用+海量資源、福利課程大放送。感興趣的朋友,趕快猛擊下面的鏈接了解詳情吧!

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