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2013-01-23 09:58 出處:PConline原創 作者:PConline 責任編輯:wuweilong

  近些年來,我國企業對文檔管理的需求進入“井噴期”。國家檔案局近年來進行的調查顯示,已有近80%的中央和國家機關、中央企業採用辦公自動化或電子政務系統,產生各類電子文件近2億件。最新調查結果表明,我國企事業單位日常資料以電子文檔形式存在的佔72.7%,其中14.3%的機構產生的文件全部以電子文件的形式存在;有49%的機構產生的電子文件數量佔全部檔案數量的50%以上。76%受訪機構認為未來5年,我國企業的電子資料數量還將持續的成倍增長,人為的管理這些資料已然無法完成,企事業單位的文檔管理將完全依賴於文檔管理軟體。

  自2006年以來,我國的文檔管理市場以幾何速度不斷擴大。據統計,2006年我國僅有14.7%的企業在使用文檔管理軟體來管理電子文件;而到了2010年這個數字增長到了37%;預計2013年,我國使用文檔管理軟體進行管理的企事業單位所佔比例將達到前所未有的高度!由此不難預見,在不久的將來,文檔管理軟體將成為政府、企事業資訊資源的主要管理載體。電子文檔自動化、智能化管理將成為繼人為紙質檔案管理以來的一次新的革命。

致得E6

  文檔管理軟體發展態勢分析

  由於我國資訊化建設起步較晚,關於電子文件管理的研究也僅僅處於探索階段。雖然從1996年起國家和地方檔案部門開始著手電子文件管理的研究,並取得了一定的成果。但對比國外一些電子文件管理先進的國家以及國內的實際管理需求看,電子文件管理遠未達到理想的目標。

  在國外,電子文件管理機制已然成為了企業廣泛應用的管理手段。早在10年前,就陸續產生一些資料管理的電子產品,在一些工業發達的國家,利用電子文檔管理系統進行管理的企業有的甚至高達90%以上,在英國,95%的政府文件都已產生電子文件,由其專門的電子文檔管理機制進行管理。

  現階段,我國文檔管理產品的市場雖然市場佔有率雖然不及OA、CRM等比較成熟的產品,但是其年增長率卻年年遞增,是軟體市場增長最快的產品之一。由此可見,文檔管理軟體有著潛在的市場,在未來幾年將會超越其他管理產品的市場佔有率,成為企業主要的管理工具。

  致得E6:科學、規范電子文件管理,改革企業管理模式

  此次的現狀調查結果同時也揭示出目前我國電子文件管理中依然存在著缺乏制度規范、電子文件管理系統功能不完善、電子文件品質難以保障等諸多問題。即便是歸檔後的電子文件,也因缺少科學的管理措施,亦面臨著無法正確劃分保管期限、無法保證長期可讀性、無法維護其真實性等多重風險。電子文件的前後端管理脫節、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技術落後等一系列問題使得大量的電子文件基本處於無序、無規的分散混亂狀態,導致我國電子文件面臨著嚴重的失控風險。

  一份來自中國人民大學的研究小組的調查報告,首度曝光近年來中國電子文件管理的“記憶黑洞”。調查顯示,中國1982年第三次全國人口普查中99%的原始數據已經丟失;1990年北京亞運會的部分電子文件無法讀取;22%的中央機關存在讀不出來的電子文件。

  為了改變電子文件管理的不足,致得E6提出以科學、規范的管理方式來對企業文件進行規劃管理,以改善現階段我國電子文檔管理的不足:

  1、電子文件集中存儲,定時備份,杜絕“記憶黑洞”:

  我國電子文件管理的“記憶黑洞”主要產生原因是電子文檔存儲散亂,沒有統一的管理機制。建立統一的文檔管理平台對於企事業單位來講是非常必要的。若將企業所有的電子文檔以及數字資產全部集中到統一伺服器中存儲,並做到定時備份。那麼出現丟失的可能性將大幅減少。而這些工作透過人為管理則會效率低,出錯率高,應當藉助現代化的文檔管理軟體來進行管理。

  2、安全管理瓶頸:

  由於長期以來缺乏電子文件規劃管理,我國企事業單位電子文件的資訊安全狀況堪憂。調查發現,有的重要機構僅僅因為工作人員在內部涉密網和互聯網上互動使用U盤,就被駭客利用木馬程式從其內部網上竊取很多重要情報。

  為了解決企事業單位的安全管理問題,可以建立權限管理機制,對人員進行細粒度權限分配,同時配合審計歷史、文件加密、文件備份、登錄限制等手段對文件進行安全管理,內外兼顧電子文件的安全,使風險系數最小化。

  3、擺脫傳統管理手段,高效管理電子文件

  傳統的文件管理即為紙質文件的人為管理。錯誤率極高,文件難以保存,文件丟失則無法找回。即使有很多企業已經開始普及使用電子文檔,但是電子文件散落存儲在各台電腦中,查找困難、無法實現共享、安全因素等問題始終困擾著企業,工作效率低已成為了企業的普遍現象。

  致得專家認為,人力資源應該用於更有價值的工作上,而不是浪費在日常的文檔管理中。現代化管理手段完全可以實現電子文檔的自動化、智能化管理。文件歸檔、編號、排序、查找等日常工作可以由文檔管理機制來完成。透過文檔管理軟體進行管理,文件的流轉速度、員工的工作效率、電子文件的利用率都會有大幅提高,使企業的運營效率加倍。

  在不斷發展壯大的的文檔管理市場中,致得E6經過不懈努力,對產品不斷進行完善,已逐漸成為了最優秀、成熟的協同文檔管理軟體,贏得了大量商戶的一致認可,越來越多的用戶采購其軟體產品,成為了文檔管理市場中一顆耀眼的“明星”。

  小結:

  文檔管理產品的發展日新月異,市場需求不斷提高,說明著我國的企事業單位已經越來越重視電子文件的管理。隨著企業電子管理水平逐日攀升,將會有更多的文檔管理產品融入市場,更多的用戶采購文檔管理產品。我國的電子文件管理水平也將逐步的拉近國際電子文件管理之間的差距。2013年將是我國文檔管理市場跳躍性發展的一年,我國的電子文件管理水平將迎來一次質的飛躍。

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