正在閱讀:細談企業文檔管理中的“10大殺手”!細談企業文檔管理中的“10大殺手”!

2012-11-13 13:06 出處:PConline原創 作者:PConline 責任編輯:wuweilong

  在日常工作中,我們經常會遇到硬碟破損、數據丟失、機密外洩、資訊檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號混亂、資訊共享滯後、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況,這些問題往往會造成時間浪費,溝通困難、安全隱患,導致企業管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延,影響企業的良性發展,被譽為企業文檔管理 <http://www.zhidesoft.com/>中的“十大殺手”。.

 

軟體名稱:致得E6協同文檔管理系統
軟體版本:5.5
軟體大小:113.00MB
軟體授權:免費
適用平台:Win7 Win2003 Vista WinXP
下載地址:

企業文檔管理

  一、資訊劊子手:

  企業文檔資料分散存儲在幾十台甚至成百上千台電腦中,數據統一備份幾乎不可能做到,時有系統硬碟出現損壞或感染病毒的情況,導致大量重要數據丟失,造成巨大損失。

  當公司內部電腦出現中病毒癱瘓的情況,很多重要機密文件受到攻擊,有的病毒會將公司機密文件上傳至互聯網;當電腦硬碟損壞時,被破壞的數據無法恢復;這些情況會給企業帶來直接巨大且不可逆的損失。

  二、沉默刺客

  眾所周知,企業管理中員工離職、換崗等人員流動現象十分常見,與公司有關的重要文件經常出現被複制、刪除、外洩的情況,直接給公司帶來無法彌補的損失。

  國內外媒體經常報道有關企業內部機密數據失竊的案子,調查發現,85%的職員可以輕鬆的下載這些具有“競爭力”的資料和資訊,78%的資料外洩來源於企業內部。員工離職後將公司商業機密文件拷貝帶走,再高價賣出給競爭對手,嚴重情況可能會給企業造成高達上千萬元的直接損失,間接損失更是不可計量。

  三、影子傳說

  隨著企業不斷發展壯大,文檔數量以十倍甚至百倍的速度增加,經年累月,快速準確查找某篇文檔極為困難,幾乎無法實現。浪費在查找上的時間、人力資源更是不可估量。

  企業管理中經常出現需動員公司全體員工搜索查閱很久之前的某篇文件的情況,不僅浪費了大量的人力和時間成本,還有可能導致上千萬的業務從手中溜走。每人每天在查找上浪費的時間約為20分鐘,根據計算,那麼每人每年有11天都是在查找,由幾十人,幾百人組成的企業浪費的就是幾十甚至上百萬的支出,非常不利於企業的良性發展。

  四、破損狂人

  紙質文檔極難儲存,不僅佔用大量的空間還非常容易造成不可修復的損壞,並且完全無法檢索,任何環節出現問題都會帶來難以彌補的損失。

  很多企業還停留在管理紙質文檔的階段,經常年累積,文件量很大,並且很多紙張腐爛發霉,看不清楚上面的字跡,使得以前的資訊資料流失,還要重新投入成本調研。由於無法檢索,只能翻箱倒櫃逐個查找,造成了大量時間與材料的浪費,給企業帶來極大的困擾。

  五、混淆幽靈

  在企業運作過程中往往會產生數量龐大的文檔,每份文檔每天都要經過大量工作人員的反覆傳輸,包括如:合同、報價單、方案等重要文件,根本無法做到版本統一,版本混淆造成工作失誤在所難免。

  文件資料沒有分類規整,簽合同時誤用了已作廢的合同原本;在進行生產時,將原始的生產設計稿件當做最新設計稿件,察覺後再重新生產,錯誤批次產品作廢,浪費了大量的生產原料,還延誤了貨品的發交期;這些情況往往導致企業利潤不升反降,使企業蒙受巨大的經濟損失。

  六、通道狙擊手

  企業內部常有幾十個甚至幾百個部門及分公司,員工數量則更為龐大,員工根本無法及時穫取所需文件,做到交流與共享更是難上加難。資訊接收滯後性的現象屢見不鮮。

  隨著公司規模的擴大,企業各個部門以及分公司與總公司之間的公文流轉速度緩慢,透過附件上傳下載的公文流轉形式繁瑣而低效。文件檢索和電子檔案管理的難度很大,成為企業資訊化管理的瓶頸。

  七、文件散彈

  隨著企業文件量成倍增長,越來越多的文件散亂儲存在數十台至數百台電腦中,想要將所有的文件集中統一管理是根本無法實現的理想。

  由於沒有統一的文檔管理平台,企業內部文件版本繁雜,文檔散落在不同的電腦中,文件管理十分困難,極易丟失重要文件;共同作業的項目難以統一管理,花費在協商會議的時間和精力過多,致使整體辦公效率極為低下;這些現象成為了絕大多數企業文檔管理方面的病灶。

  八、流程轟炸機

  企業每天都有數十份至數百份文件要審批流轉,只能逐個尋找審批人,經常需要數月時間才能完成整個流程,想全部按時完成流轉過程是絕對無法實現的。

  據相關調查結果統計,企業遠端管理和文件流轉的成本約佔總成本的10%左右,文件流轉的過程十分繁冗並且效率低下,影響工作進程,給企業帶來不必要的時間與成本的浪費。工作效率低下成為了企業的通病。

  九、痕跡清道夫

  企業工作離不開文檔,成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作,每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄,工作失誤後責任相互推諉的現象嚴重。

  公司的機密文件遭到惡意篡改,但是查詢不到是誰做的,員工之間互相猜忌推卸責任,影響公司內部團結;有時重要內容被誤刪除,無法恢復至之前版本,造成重要資訊的丟失,重新起草還要浪費人力與時間成本,給公司帶來巨大的經濟損失。

  十、替身劍客

  企業文檔成年積累成千上萬,根本無法做到對所有文檔進行統一編號規范管理,重要文件如:合同、人事檔案等,常出現編號重複或錯誤,造成文檔錯認混淆,嚴重影響工作。

  與用戶簽訂合同時,由於文件編號混亂,誤將用戶的合同調換後交給對方,不僅影響了公司的信譽,同時還觸犯了合同中保密責任的相關條款,使公司蒙受經濟損失,這種現象極為常見。

  綜上所述,企業的良性發展需要建立在高效的文檔管理水平之上。為了解決企業各種文檔管理方面的疑難問題,致得軟體經過多年的潛心研究,經數千家企業的使用及反饋,根據企業文檔管理現有形式與用戶操作習慣,不斷的對產品進行陞級改進,研發出了一套完整、成熟的致得E6協同文檔管理系統 <http://www.zhidesoft.com/>,為上述問題提供了一套完美的解決方案。

  系統可以集中統一管理電子文檔,還支援紙質文檔電子化,能夠為企業節約大量紙質成本;同時還能透過權限控制、數據與文件完整備份、文檔存儲加密等功能來保證企業內部機密文件與數據的安全性;系統具有完善的自動編號與修訂版管理功能,杜絕了文檔版本及編號混亂的狀況,並且保留修改版本與痕跡,切實成為企業文檔管理的得力助手。文件查找變得方便快捷,文檔審計記錄清晰全面、文件流轉暢通無阻,使得文檔管理不再是企業頭疼的問題,真正做到安全、高效、輕鬆的管理企業文檔,助力企業高效發展。

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