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2012-12-26 10:58 出處:PConline原創 作者:PConline 責任編輯:wuweilong

  為什麼要選擇文檔管理軟體呢?近年來隨著電腦和網路技術應用的普及與持續深化,企業管理方式正在逐漸向數字化管理轉型。據調查,企業資料中的非結構化數據高達80%!資料查找困難、存儲分散、協同困難、安全威脅等原因成為了企業在管理方面的難題。然而企業要想實現對結構化數據的有效管理,必然離不開文檔管理軟體。

  緊隨企業的需求,市場上陸續出現幾十家文檔管理軟體廠商,產品市場炙手可熱。優秀的文檔管理軟體能夠為各企業的決策、運營提供高效的資訊支撐。是企業發展離不開的管理利器。

  對於現有的文檔管理市場,筆者選擇了六個較為常見的成熟的產品作為對象,分別在其產品功能、檢索速度、易用性、安全保障、價格、服務、相容性、數據承載量八個方面進行對比,用圖形的方式呈現出來,展現各個品牌的特長,幫助企業省時、高效的選擇文檔管理產品。

  圖片中綠色條形從左至右分別為:0、原點;1、非常低;2、低;3、適中;4、高;5、非常高。模型為縱向表示各自所佔比例,僅供參考。

  一、產品性能:

文件管理軟體
圖1

  產品性能是響應時間、吞吐量、資源使用率、並發用戶數、點擊數(衡量Web Server處理能力)等屬性的綜合體。產品性能是產品品質的首要因素,性能指標越高系統的穩定性越強。從圖中得知,各大廠商的產品性能差距不大,致得的排名領先。

  二、檢索速度:

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圖2

  檢索速度,顧名思義就是檢索文件所需要的時間長短。速度越快,時間越短。然而檢索速度並不能單純的從數據量上衡量,也要看系統所含的目錄(包含不同權限)的數量綜合考察。這組數據就是在百萬文件,幾十萬目錄(含權限)結構基礎上測試的對比結果。從圖中得知,致得、易度的檢索速度較快。

  三、易用性:

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圖3

  易用性主要包含易理解性、易學習性、易操作性三方面因素。用戶無需參考過多的使用說明書與培訓就可輕鬆上手。易用性強的軟體往往具有直觀明了、操作靈活方便、舒適友好、符合用戶日常習慣等優點。圖中可得知,致得、一正啟源的易用性相對較高。

  四、安全保障:

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圖4

  文檔管理軟體的安全性是非常重要的。安全性功能主要體現在存儲加密、防拷貝、防截屏、權限管理、文件備份、登陸限制、審計等功能上。軟體的安全性功能越多越精細,企業資料受到威脅的風險就越低。據筆者調研總結,致得、開始的安全性排名較高。

  五、價格:

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圖5

  文檔管理軟體基本是按軟體版本與用戶數來收費的。以上價格是平均每用戶的最低單價來統計。從圖中得知,一正啟源的價格較高,致得、多可、易度的價格較為適中,開始的價格較低。

  六、服務:

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圖6

  文檔管理軟體的服務主要包括售前咨詢;售中實施、培訓;售後維護三個方面。軟體的服務非常重要,可以說文檔管理產品由軟體與其廠商的服務體系構成。好的服務體系應為用戶建立檔案系統並為每個用戶規劃日後的維護方案。

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圖7

  七、相容性:

  軟體的相容性通俗來講就是硬體或軟體能夠“和平共處”。相容性高的軟體實用性則更強,使用中所出現的問題就越少。經過對六款軟體的相容性測試,得出致得、德雅的相容性較好。

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圖8

  八、數據承載量:

  數據承載量是軟體性能的一個重要的體現,一般來說,數據量越大,處理運算所需的時間就越長。筆者對可以正常運行軟體的數據量上限值做了一下比較和分析,總結致得、德雅的數據承載量相對較高。

  市面上除此之外還有很多文檔管理軟體,其品質也是良莠不齊。企業在選擇最適合自己的文檔管理軟體,就要做多方的調研。以上的結果並不能說明那個文檔管理軟體最好。每款軟體都具有自身的優勢和不足,這就要求企業需要結合實情確定了重點需求,在此基礎上尋找優秀的管理軟體。筆者為企業選擇了部分文檔管理軟體作為例子,以上結果僅供參考。

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