正在閱讀:選擇OA 為什麼還要選擇文檔管理系統?選擇OA 為什麼還要選擇文檔管理系統?

2013-01-11 14:23 出處:PConline原創 作者:PConline 責任編輯:wuweilong

  隨著世界工業化高度發展,在國外漸漸掀起了電子政務的熱潮,很多企業在日常辦公逐漸向電子化管理轉變,因此相應出現了一系列的與電子政務相關的管理軟體。企業對管理軟體的需求不斷擴張,這類產品的出現受到了企業廣泛熱捧。電子化管理熱潮的到來也為我國不少企業迎來了資訊化管理的革命,但是我國的電子文件管理方面仍舊存在很大的漏洞。中國人民大學“電子文件管理機制研究”課題研究小組的調查報告結果顯示,在49家中央和國家機關及其直屬企事業單位中,18.4%的單位沒有留存任何電子文件,79.6%的機構沒有采取任何措施留存資料庫、電子郵件、多媒體文件、網頁文件等。

  目前很多企業已經了解到了文檔管理對企業管理的重要性,但是對文檔管理系統卻沒有任何概念。文檔管理系統沒有引起企業的足夠重視,甚至有的企業還以為文檔管理系統就是OA,或文檔管理系統是OA的一部分,這是一個非常大的誤區。筆者將從兩方面闡述:選擇OA,為什麼還要選擇文檔管理系統?

OA
圖1

  一、為什麼要選擇文檔管理系統?

  企業在運營過程中經常會出現硬碟破損、數據丟失、機密外洩、資訊檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號混亂、資訊共享滯後、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況,這些問題往往會造成時間浪費,溝通困難、安全隱患,導致企業管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延,影響企業的良性發展。企業要想解決這些棘手的問題,就必須要藉助文檔管理軟體。

  文檔管理軟體都有什麼功能呢?筆者用較為常見的致得E6協同文檔管理軟體 <http://www.zhidesoft.com/>舉例,其功能就是主要針對於企業文檔的管理,有版本控制、權限管理、紙質文檔電子化管理、全文搜索、存儲備份、文檔審計、多媒體支援、CAD工程圖預視、遠端協同辦公、審批流程等功能,能夠滿足企業對文檔管理的主要需求。對於企業管理而言佔據著舉足輕重的地位。

  二、選擇OA,為什麼還要選擇文檔管理系統?

  我國有很大一部分企業對電子文件管理沒有任何概念,在其他開展資訊化管理並進行高效運營的先進企業對比下,其競爭力不斷下降。一部分企業對OA有了一定認知,了解了電子政務管理的重要性。但殊不知OA其實是電子政務管理軟體的一個小分支,還有很多領域沒有了解到。如與OA同等地位的文檔管理軟體,就經常被當做OA的一部分,而被企業忽視。

  1、管理方向不同

  據筆者調查,有60%以上的企業知道OA,而在這些企業中認識到文檔管理系統的僅佔到30%。

  OA主要以工作流為中心,表單管理,文檔管理等均為其輔助功能,OA固然對於企業的工作流程管理能夠有很好的管理效果,然而筆者了解到,企業還有高達有80%非結構化數據缺乏有效的控制。日常工作過程中的文件、圖片、工程圖紙等等文件都是散落在員工各自的電腦中的,這些文件作為企業智慧資料的載體,往往把握著企業命脈。對於這些資料的管理就需要用到文檔管理系統了。

  2、OA文檔管理的侷限性

  OA是以網路為基礎、以工作流為中心,為企業提供文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支援,實現了公文流轉、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能的一種軟體,文檔管理只是其中一小部分功能,遠遠達不到企業對文檔管理的要求。

  文檔管理軟體軟體也帶有OA的流程管理,但也只是軟體的其中一個方面。文檔管理軟體的主要管理內容為文檔,是對大量散落的非結構化數據的管理。作為電子管理工具,其重要性不壓於OA,是企業資料管理不可或缺的助手。

  3、OA與文檔管理相輔相成

  OA與文檔管理軟體有著相輔相成的關係。很多企業對電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業務流管理或文檔管理上。企業要想提高自身效率,在日益激烈的競爭中脫穎而出,這兩款軟體是企業的左膀右臂,缺一不可。文檔管理軟體與OA共同服務於企業,則會構成一個完美的管理機制,使企業在工作流程管理與文檔管理方面完美融合,企業辦公效率成倍增長。

  小結:

  未來五年,是中國從紙質文件管理轉換到電子文件管理的重要時期,五年是這場歷史性轉變中的一瞬。企業作為轉變的主要載體,會越來越多的藉助於管理軟體。企業應該儘快“掃盲”,充分了解管理軟體對未來發展的重要作用,走出對管理軟體認識上的誤區,讓文檔管理系統服務於更多的企業。

關注我們

最新資訊離線隨時看 聊天吐槽贏獎品