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虛擬辦公室是什麼 虛擬辦公室選擇方法介紹【圖文】

  虛擬辦公室,虛擬辦公室是什麼意思

  一般來說,創業者首要面臨的就是昂貴的辦公費用。我們都知道,合適的辦公場所對創業者的幫助無法取代,一是維持公司形象,二是有一個很好的工作氛圍。但傳統的辦公室出租都是以房間為單位,符合條件的寫字樓價格昂貴,一般的房間價格不菲也無法給用戶一個良好的印象,而且一般來說自己置辦傳真、電話、辦公傢具等各類辦公用品的價格也是新創業者一個很大的財務壓力。虛擬辦公室就能夠克服這個困難,在大幅降低費用的同時,還能夠業者享受到各種便利的服務、提升形象,把更多的精力投放到最能創造財富的事務上去?

  虛擬辦公室服務的基本模式主要是提供以辦公桌出租為核心的服務包,具體包括:商業地址、辦公桌椅、文件櫃、會客室、代收信件、傳真、代接電話、飲用水、保潔等,並且根據企業實際提供各類衍生適用的增值服務包。

  虛擬辦公室由美國捷迪廣告公司率先發起。該公司撤消了包括行政總監在內的所有辦公室,職員只需要在公共辦公室設一保管箱存放個人物品。在必要到公共辦公室辦公時,他們先在管理員處登記,由其分配電話、電腦並給每個人指定工作場地。對於很多企業來說,虛擬化背後的商業動機十分明確:要減少房地產開支、提高生產率、增加利潤、參與國際競爭及改善顧客服務。當資訊成為商品,當技術的發展使資訊能透過筆記本電腦、傳真機和電話線快速傳送的時候,虛擬辦公室就應運而生了。

  虛擬辦公室給經濟生活帶來極大利益:首先,提高生產率.據調查,使用虛擬辦公室可以使生產率提高15%-20%;其次,減少房地產開銷,可減少40%-60%的費用;第三,減少辦公硬體費用;第四,改進服務,因為更貼近顧客從而更能滿足顧客需求;第五,僱員被授予更多更靈活的權限,滿足僱員的心理需求;第六,減少僱員的交通、衣服花費,也減輕了城市交通的壓力。

  但是,在新的利益到來的同時,也帶來了新的風險:一,病毒和駭客;二,撥入段數據洩露危險;三,互聯網上數據洩露危險;四,安全通訊閘(放火牆/路由器)中時局洩露的危險。

  互聯網的發展,改變了我們的辦公方式。也改變了我們的社會生活,我們在這一個新的時代,充分利用手中的利器,揚長避短,使虛擬辦公室更好地為我們的社會經濟發展服務。

  虛擬辦公室”到底是什麼?“虛擬辦公室”又提供什麼服務?為什麼“虛擬辦公室”會成為流行,被人們追受呢?讓我們為你一一解開“虛擬辦公室”服務的神秘面紗吧。

  “虛擬辦公室” 顧名思義是虛擬的辦公室,這個辦公室是虛擬的,並非真實的,但它又實實在在的存在著。是不是有點暈呢,非真實但又存在著?其實“虛擬辦公室”是個相對的詞,“虛擬辦公室”的叫法是針對“實體辦公室”而言,是以這個辦公室的使用用戶是否真正擁有這個辦公室,是否擁有辦公室的使用權以及是否在這個辦公室媬鴗蓮飢P斷標準的。“虛擬辦公室”的用戶擁有這個“實體辦公室”名義上的使用權,但確沒有在這個“實體辦公室”媬鴗翩A僅僅是在名義上擁有了這個“實體辦公室”的冠名權或掛名權,使用了“實體辦公室”的門牌號,但不真正坐在這個“實體辦公室”媬鴗翩C“實體辦公室”的真正擁有者,可以為“虛擬辦公室”的使用者,以其名義代為接收信件、包裹、訪客接待等商務活動,並將信件、包裹等在轉交給“虛擬辦公室”的使用者。實際上“實體辦公室”的擁有者與“虛擬辦公室”使用者是中間代理人的關係。“虛擬辦公室”使用者可以將這個“實體辦公室”的商務地址印在自己的商務名片或宣傳資料上。

  “虛擬辦公室” 行為是否合法目前在法律上還是空白,租賃虛擬辦公室服務的雙方是種契約關係,雙方應簽訂服務合同,明確各自的責任義務。租用“虛擬辦公室”的使用者,提倡正當、合法的從事商業經營活動。“虛擬辦公室”可以讓使用者以最低廉的價格擁有辦公商務地址,在創業、辦公初期不必花費大量資金租用商務樓就可以從事商務活動,最大化降低了創業成本。虛擬辦公室的使用者,還可以在有用戶來訪問時,臨時租用會議室接待服務。

  “虛擬辦公室” ,作為新生事物,具有積極的時代意義。目前提供虛擬辦公室服務的商務中心越來越多,行業有待進一步完善規范並希望穫得法律支援。虛擬辦公室提供者,多以專業商務中心為主,一般是中高級寫字樓,具有較好的地理位置。各商務中心針對“虛擬辦公室”使用者的不同需求,提供個性化服務。“虛擬辦公室”價格,因不同商務中心的檔次、位置、樓宇性質而不同,價格由100元-1000元/月不等。“虛擬辦公室”對於各商務中心而言,無需佔用資源,成本極低,僅存在可控的風險性,所以各商務中心都比較喜歡提供這一服務。

  “虛擬辦公室”前景無限!

  使用虛擬辦公室和合租合用辦公室一定要和業主簽合同才安全!

  虛擬辦公室和合租合用辦公室越來越多,使用的用戶也越來越多。對此,法律專家們認為用戶首先要將這些出租辦公室的公司背景理清楚,一定要和業主直接簽合同才安全。因為如果這些“虛擬辦公室”的公司只是個二房東的話,那麼用戶就必須要對方提供他們和原來業主簽訂租賃合同的原件,要仔仔細細看清楚原來租賃合同上面有沒有業主限制承租方“不允許轉租”,“不允許分租”,和“不允許和第三方合用”等限制性條款。法律專家們認為絕大部分寫字樓業主是會在租賃合同上面嚴格規定承租方不可以再轉租,分租和與第三方合租的。如果承租方一旦被發現違反了合同條款,就會承擔單方面違約和相應的賠償責任,租賃合同立刻終止終止。那麼如果用戶自己在與這些二房東簽合同之前沒有搞清楚房產的歸屬問題,那麼一旦發生了爭執,受害者就是用戶自己了。因此,法律專家們忠告要使用虛擬辦公室和合租合用辦公室的用戶,不要為了貪小便宜而結果吃大虧。

  上什麼是“虛擬辦公室”?

  “虛擬辦公室”幾十年前起源於歐美日本,英文是Virtual Office,而英文Virtual是“實際上的”意思,那麼如果將Virtual Office直譯的話就是“實際上的辦公室”,而非我們在大陸叫做的“虛擬辦公室”。那麼“虛擬辦公室”,究竟是“虛擬”的不可觸及的,還是“實際上”具體的又可以佔用的呢?為什麼如今我們大陸市場上出現了如此多的“虛擬辦公室”呢?

  “虛擬辦公室”究竟是虛擬的不可觸及的,還是實實在在的?

  首先我們要回答的是:“虛擬辦公室”對使用它的服務的用戶是實際上實實在在存在的“辦公室”。我們之所以把這個“辦公室”稱為“虛擬辦公室”,只不過用戶實際上並非在這個辦公室堶惜W班,或者偶爾在這個“辦公室”堶惜W班。通常用戶在自己的家中上班,或者在自己的公司堶惜W班。

  那麼有人會問:“既然用戶不在這個虛擬辦公室上班,那麼這個辦公室又有什麼用呢?”,更會有人會問:“如果已經有了自己的公司的辦公室,那麼為什麼還要去租用虛擬辦公室呢?”

  答案是:“虛擬辦公室”是為創業初期的自由職業者和小型公司服務的。列如有家位於成都的某甲級寫字樓就提供高端的虛擬辦公室服務。用戶可以用該大樓地址作為他們自己公司固定的聯絡地址,並始終以用戶的身份接聽他們的電話,為用戶介紹他們公司的業務範圍和回答一些基本業務問題,接聽、應答、轉達和秘書回覆等內容做詳細完整地記錄,然後馬上轉到用戶手中。這些用戶更可以享受租用臨時辦公室和會議室的服務,這樣一來,他們就可以隨時隨地在頂級寫字樓的豪華氣派的寫字樓堶控筍搘L們的用戶,令到他們用戶對他們刮目相看是顯而易見的。由此可見,採用服務式辦公室的服務就無疑給初期創業的自由職業者和小型公司們節省了一大筆原本要花費在租用辦公室的投資上面的費用,而且大大提升了用戶公司的形象。至於那些在遙遠區域和品質不高商業樓辦公的公司,他們也同樣希望不僅能夠在自己的名片上面印上市中心的黃金地段甲級寫字樓的辦公地址,而且更希望能夠在那堹鈰鷩H時隨地與自己的重要的用戶見面,顯示自己的實力。而目前上海市場上面有那些“虛擬辦公室”啊?

  目前成都有三類虛擬辦公室,具體情況如下:

  第一類:全球性的跨國集團操作的“虛擬辦公室”,他們在上海頂級的寫字樓擁有或者租用全層或者幾個樓面,面積龐大,設備新穎,管理專業,他們的用戶群體全部是財富500強的公司。通常一個工作桌每個月就要人民幣一萬元以上。這是大陸初期創業的人們可望而不可及的。

  第二類:就是幾乎全部是從業主或者發展商那媯u期租賃來的幾十個平方或者一百多平方的“虛擬辦公室”和“合租辦公室”,都是剛剛開業不久,裝修都非常簡陋。工作區域非常狹窄壓抑。但是價格便宜。往往他們都不能夠處理涉外的業務和用戶。他們的辦公寫字樓也都是處於第三類或者第四類商業地區。個別的處於較好的第二類地區。

  第三類:就是公司自己全資擁有辦公物業的“虛擬辦公室”服務公司,這在成都為數不多,從他們豪華的辦公設備,至尊的辦公地點,專業的美籍管理經理和資深的香港管理總監所提供高端的服務,使得用戶無論從事國內貿易或是國際貿易都是如魚得水的方便。而他們的收費標準在目前成都市場上是非常有競爭性的。

  應該如何選擇“虛擬辦公室”呢?

  第一, 既然使用“虛擬辦公室”就是為了提升自己公司的形象,那麼選擇“虛擬辦公室”當然要選擇至尊的黃金地段的甲級寫字樓。而淮海中路(茂名路口)是上海的黃金地段,甲級寫字樓永新大廈就是那個區域的標志性建築。如果名片上面成都天府大道的甲級寫字樓地址,那絕對會讓用戶刮目相看的。絕對不要為了節省一點小錢而影響自己公司的形象。

  第二,為了方便今後和用戶見面和自己隨時隨地去“虛擬辦公室”上班,或者會見用戶等,當然要交通方便。如果能夠找到地鐵出口邊上的甲級寫字樓就是首選之中的首選了。

  第三,“虛擬辦公室”所在的寫字樓一定要有知名度,必須要是名副其實的甲級寫字樓,而不是自己所吹噓的所謂“甲級”寫字樓。寫字樓不但外立面要有氣派,堶惜j廳,升降機區域,樓面走廊和“虛擬辦公室”內部都要豪華精緻,而且要整潔乾淨,一塵不染,保安人員要訓練有素。只有這樣,才會讓自己的用戶來拜訪自己的時候會留下深刻的印象。

  第四,“虛擬辦公室”的寫字樓的物業管理公司也要有知名度,這樣才能夠保證寫字樓的安全整潔和有序,提供優質的用戶服務。

  第五, 最重要的是提供“虛擬辦公室”的公司一定要有誠信和實力,辦公物業最好是公司物業,這樣才能夠保證自己沒有後顧之憂。如果是個二房東和你簽合同,你會覺得有保障嗎?會踏實嗎?

  第六,要看看這個公司有沒有專業的網站,如果一家公司連個像樣的網站都沒有,你說他們是準備做長期的生意嗎?還有如果網站上面連自己真實的現場照片都不敢放上去,那麼也要小心了。因為如今大部分的所謂虛擬辦公室的辦公室都擁擠不堪,緊迫壓抑。

  第七,多問問,多看看,多比較。如果多花一兩百塊錢,能夠將自己公司的形象大大提升,讓用戶刮目相看,那就完全值得,因為性價比是最重要的。

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