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2021-04-08 00:15 出處:PConline原創 作者:幼兒園堛滌a爸 責任編輯:censi

  [PConline 技巧]做過行政的小夥伴幾乎都遇到這種情況,將一個Excel空表發給同事,結果收上來卻填寫得亂七八糟。除了後期繁重的統計分析外,改錯也要浪費很多時間,怎樣才能解決掉這個難題呢?

  1. 數據有效性

  “數據有效性”可以規避掉很多前端錄入不規范的問題。以“年齡”為例,首先選中要處理的單元格,點擊“數據”→“數據工具”→“數據驗證”,將“允許”值修改為“整數”,再將“最小值”和“最大值”分別設為“0”和“100”(即考慮年齡永遠不會超過這兩個數)。點擊確定後,該字段就會只接收0~100之間的數字,其它數值無法輸入。類似的,日期、時間、固定長度文本(如手機號錄入,避免用戶漏輸個別數字)等,也可以利用這項功能來規范。

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設定“數據有效性”

  2. 善用“序列”

  如果要輸入的內容重複率高,且比較統一(比如部門、職務等),那麼就可以考慮“序列”功能。依舊先選擇要處理的單元格,點擊“數據”→“數據工具”→“數據驗證”。將“允許”值修改為“序列”,再將默認選項依次填寫到下方“來源”區(以英文逗號分隔)。經此處理後,除了能規避掉不規范的輸入所帶來的種種錯誤,還能在輸入時自動產生下拉方塊,提高用戶的錄入體驗。

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透過“序列”功能,除了降低輸入錯誤,還能產生一個小菜單

  3. 預設字段格式

  輸入日期時,有人會習慣“2021/02/04”這樣的標準格式,當然更多的人會採用看上去更簡單的“2-4”。想讓字段看起來更整齊,只要先將單元格類型修改為“日期”,然後再挑選一個日期樣式。後期無論哪種輸入習慣,Excel都會自動統一到預設好的樣式。除了日期格式外,我們也會利用這項功能約束金額格式,比如是否添加貨幣符?小數點後保留幾位?便是日常中比較常見的幾種做法。

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預設字段格式

  4. 保護公式

  如果沒有為公式添加保護,要麼公式被覆蓋,要麼被無意間篡改,進而產生很多奇怪的錯誤。解決方法是:Ctrl+A全選整個表格,右擊“設定單元格格式”→“保護”,取消“鎖定”前面的核對方塊。接下來只選中帶公式的單元格,再次右擊“設定單元格格式”→“保護”,勾選“鎖定”前面的核對方塊。這一取一勾之間,便設好了帶公式單元格的只讀屬性。最後點擊“審閱”→“保護”→“保護工作表”→“確定”,使設定生效,後續就不用擔心公式會在錄入中被覆蓋了。

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內置公式的單元格,可透過“鎖定”進行保護

  5. 只能修改自己的區域

  如果表格需要在多個部門間流轉,就要考慮如何避免後填寫的內容不會覆蓋掉前面的內容,這裡推薦大家使用Excel的“區域權限編輯”。該功能位於“審閱”→“保護”→“允許編輯區域”,作用是為不同的單元格區域設定密碼,從而區分不同人(或部門)的編輯權限。使用前還是先選好一個區域,點擊進入“允許編輯區域”面板,為第一個部門(人)建立可編輯權限及密碼。然後點擊“新建”,再選擇一個新的範圍及密碼,為第二個部門(人)建立編輯區,以此類推完成其他部門(人)的設定,最後點擊左下角“保護工作表”使設定生效。這樣當表格下發後,每個人就只能在自己的區域進行編輯,其他區域由於密碼不對而無法編輯,從而避免了將別人資訊誤刪除的尷尬。

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只能編輯屬於自己的區域

  6. 利用WPS的雲表格解決

  除了Excel以外,WPS的雲表格功能也能實現上述目的。具體方法和Excel類似,首先選中要設定的區域,點擊“協作”→“區域權限”。不同之處在於,Excel是透過密碼進行確權,完成後需要建表者將密碼告知每一位用戶。WPS則是透過賬號確權,使用者只要登錄自己的賬號,即可自動穫取屬於自己的編輯權限。除此之外,WPS還支援多人協作,工作效率也要比Excel更高一些。

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WPS雲表格中的區域權限,區別是使用賬號確認權限,而非密碼

  7. 利用WPS雲表單解決

  除了雲表格外,WPS還支援一項雲表單功能,更加適合數據採集。與雲表格不同,雲表單呈現在使用者面前的是一個單一記錄。除了無法看到其他人填寫的資訊外,建表者還能藉助表單內置的功能模組,實現性別、手機號、日期的字段有效性管理(類似於Excel數據有效性)。此外雲表單支援“選填”/“必填”,也可限制填寫者是否能夠重複填寫。提交後的數據會被自動整理到WPS雲表格中,手機與PC端同時錄入,也算是它的另一大特色了。

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在線表單更適合數據採集,避免了資訊洩露

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採集到的數據自動整理到表格

  寫在最後

  表格處理中的數據有效性,已經是老生常談了。在單機時代,我們的選擇並不多,但隨著雲表格、雲表單的加入,如今數據收集已經變得越來越容易。上述幾個方法各有利弊,並不能簡單地說某一個方法就是最好的。只有選擇最適合的,才是最好的。好了,這就是本期要和大家分享的幾個小技巧,如果感覺今天的內容對您有所幫助,就請給小編點個贊吧!

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